Покажи свою структуру файлов и я скажу кто ты...

Немного воды и истории

Очень часто многие, кто случайно увидел организацию моих рабочих файлов удивлялись насколько быстро я нахожу необходимую мне информацию и просили рассказать как у меня организован этот процесс.

С десяток раз я рассказывал про свою систему организации и решил таки хоть как-то оформить это в единый текст, чтобы отправлять всех жаждущих этих сокровенных знаний в одно место простой ссылкой ;)

Сразу оговорюсь, что мое решение подходит больше для стационарной работы, когда рабочий файл сохраняется не в облаке, а на внутреннем носителе вашего компьютера/сервера.

Я дизайнер (увы, так случилось) и вопрос организации рабочих материалов в моей работе всегда имеет очень важное место. Для тех, кто далёк вообще от темы графического дизайна немного поясню: в процессе работы всегда есть входящая информация, всегда есть исходящая информация и эта информация в свою очередь может разделяться на группы. Думаю в любой работе всё примерно так же.

Например:

• информация от заказчика (часто только текст — тз, бриф, пояснение, информация по правкам)
• информация от заказчика (готовые материалы — фото, текст, логотипы, и т. п.)
• информация внешняя (примеры для вдохновения — собранные мудборды, примеры цветовых палитр, узоров, шрифтов и т. п.)
• выходящие файлы (также могут разделяться по типу применения — печать, веб, производство и т. п.)
• выходящие файлы (версии)

Что самое интересное, попадать информация может совершенно различными способами по разнообразным каналам — это почта, сайты, мессенджеры, флешки, облачные сервисы, доступ к серверам по логину/паролю, ftp, устно по телефону, просто в общении с менеджером/заказчиком и т. д. и т. п.

При этом, всегда хочется структурности и наиболее простого варианта этой самой структуры, чтобы не держать в голове информацию о том, что где лежит (5-я версия логотипа для согласования в середине прошлой недели или таблица с ФИО на дипломы/грамоты, которую прислали в 3-ей редакции от заказчика).

Откуда все появилось

За всё время своей работы в нескольких компаниях я сталкивался с различными решениями этого непростого вопроса и все они были далеко не идеальными.

Лучшее решение было с хранением всей базы рабочих файлов на общем сервере, где папки были именованы по названию заказчика. Приемлемо, но с кучей оговорок и не всегда подходит для всех случаев. Важно оговориться, это было настолько давно, что вопрос о дисковом пространстве на общем серверном ресурсе стоял довольно остро и там хранилось только последнее сохранение рабочего файла с макетом и часто без входящих файлов. Все входящие файлы хранились на компьютерах дизайнеров и в большинстве случаев без строгой структуры и организации, и нередко удалялись.

В каких-то организациях вопрос хранения и структуризации полностью был заботой дизайнера/дизайнеров и формально файлы вроде бы хранились, но найти срочно понадобившийся файл полугодовой давности было проблематично, а часто и невозможно.

Конечно, мой вариант не идеален и может быть, где-то даже слишком упрощен и не подойдет абсолютно всем, но я надеюсь натолкнёт кого-нибудь на формирование своей собственной системы, которая будет максимально удобна и полезна в конкретном случае.

Куда все пришло

Основа всего у меня — время.

Самая большая неделимая единица — это рабочий каталог. Если вы один,
то это может быть что угодно, например:

/Работа/
/Дизайн/
/Рабочие файлы/
/Work/
и т. п.

Оговорюсь сразу, что я не рассматриваю вариант работы с одним и тем же файлом одновременно разными людьми, я говорю про хранение. Про работу с единой базой файлов несколькими людьми будет в конце.

Лично у меня рабочий каталог всегда называется:

/!_WORK/ или /!_WRK/

Восклицательный знак в имени позволит при сортировке и просмотре выкидывать его на самый верх, что очень удобно.

Далее по иерархии идет год, соответственно в папке /!_WORK/ созданы подпапки по годам:

/2018/
/2019/
/2020/
/2021/

Как нетрудно догадаться, далее месяц. В начале названия месяца я ставлю его порядковый номер от начала года и сам год:

/01-2021_Январь/
/02-2021_Февраль/
... и т. д.
/12-2021_Декабрь/

Сами папки с месяцами я не создаю заранее, они создаются по мере необходимости. Т. к. если вы в апреле 2020 года не вели никаких проектов, то папки этого месяца у вас просто не будет и вы всегда сможете сказать: «в апреле 2020 года я ничего не делал, никаких входящих и выходящих файлов у меня не было, вероятно, о наличии этих файлов нужно спросить у кого-то другого».

Далее в каждом месяце создается рабочая папка по задаче/проекту.

/01-06-2021 СОЦСЕТИ День защиты детей/

В начале названия папки ДАТА НАЧАЛА работы над проектом/задачей, далее ТЕГ принадлежности (можно его не ставить — это индивидуально), который помогает сразу видеть к чему относится задачи и файлы внутри, можно тегом определять либо вид задачи, либо конкретного частого заказчика.

/07-06-2021 ЭПОС Благодарственное письмо/
/10-06-2021 ВИЗИТКА ЭР-Телеком Кузяев А/
/24-06—2021 ПРЕЗЕНТАЦИЯ Технополис Новый Звёздный/

Вроде бы уже какая-то структура уже намечается и довольно ясно можно определиться с конкретными задачами по времени их возникновения. Дальше самое интересное.

Где магия?

Магия внутри. Наверняка все знают бич всех дизайнеров/иллюстраторов/моделлеров/поставьте свою специализацию сюда...

ПРАВКИ. БЕСКОНЕЧНЫЕ ПРАВКИ. ПРАВКИ ПРАВОК. ВОЗВРАТ К ПЕРВОНАЧАЛЬНОМУ ВАРИАНТУ. И СНОВА ПРАВКИ.

Как не запутаться в правках и не сойти сума, сохранив максимальное количество нервных клеток?

Взять пример с программистов! Как повезло программистам и как не повезло дизайнерам (тут нужно оговориться, что для дизайнеров тоже придуманы решения, но о них тоже позже.)

У программистов есть прекрасные инструменты — системы управления и контроля версиями, которые позволяют работать с изменяющейся информацией, хранить несколько версий одного и того же документа и при необходимости возвращаться к ранним версиям, а также определять кто и когда сделал то или иное изменение.

Будем использовать тот же принцип, максимально упростив идею, оптимизируем расход дискового пространства для наших изменений, но сохраним идею.

Для этого нужно принять несколько правил и условий:

• Рабочий цикл работы с задачей/проектом — месяц;
• Входящие файлы и данные раскладываем в /draft/ и по папкам с той датой, когда эти данные пришли;
• Версионируем данные по номерам (добавляем номер версии к имени файла);
• Для исходящих файлов в конце файла всегда проставляем дату и номер версии;
• Если задача/проект переносится на следующий месяц, все входящие и исходящие данные и исходник последней итерации копируются в соответствующую папку следующего месяца;
• Номер версии файла меняется только после того, как файл отправляется на согласование.

/11-06-2021 Стратегия развития подсистемы План ИТ/ — это мы начали проект 11 июня 2021 года.

Теперь немного о внутреннем содержании папки с проектом.

Внутри всегда есть 3 подпапки:

/assets/ — здесь файлы используемые в проекте, линкованные файлы и т. п.
/draft/ — здесь входящие файлы
/export/ — здесь исходящие файлы

Устную информацию из телефонных разговоров я тоже по мере возможности стараюсь записывать и сохранять в текстовых файлах в /draft/.

Как я уже упоминал, сам проект сохраняется с текущей датой и номером версии, примерно вот так:

/assets/
/draft/
/export/
Стратегия развития подсистемы План ИТ 11-06-2021.afpub
Стратегия развития подсистемы План ИТ 15-06-2021_5.afpub
Стратегия развития подсистемы План ИТ 16-06-2021.afpub
Стратегия развития подсистемы План ИТ 16-06-2021_2.afpub
Стратегия развития подсистемы План ИТ 17-06-2021.afpub

Основное правило:

Начали проект, сделали папку с текущей датой в названии папки. По мере работы в текущем месяце сохраняем рабочий файл и к имени добавляем дату изменений и номер версии.

В /draft/ тоже можно добавлять подпапки, когда входящие файлы приходят в разные дни примерно так:

/11-06-2021/
/15-06-2021/

Почему не сохранять входящие файлы просто в подпапке /draft/? Всё очень просто, в разные дни могут приходить файлы с совершенно одинаковыми именами... данные.xlsx и на следующий день прилетит данные.xlsx с совершенно другим содержимым... А я сохраняю все входящие без перезаписи, чтобы можно было восстановить историю поступления вводных данных, и исключить или по крайней мере найти виновника недостоверной/ошибочной информации.

Если в папке проекта накапливается слишком много версий файлов, то после пяти-десяти версий я создаю папку /old/ и переношу туда предыдущие версии файла. Точно также делаю и для выходных данных в /export/. Иногда внутри /export/ создаю дополнительные папки — /pdf/, /png/, /svg/, /jpg/ и т. п.

Всё, с этого момента вы владеете магией. Мало того, сейчас вы властелин информации, всегда знаете что пришло, когда пришло, сколько было версий правок, какая информация была предоставлена и когда, сколько вариантов отправлено на согласование и т. п.

А чтобы эта магия работала в полную силу есть еще небольшие помощники/подмастерья.

1. Total commander — наипрекраснейший панельный файловый менеджер, который позволит без усилий работать с нашей структурой папок.

2. Everything — приложение для локального поиска.

3. ResilioSync — программа для синхронизации файлов и резервного копирования по протоколу BitTorrent между произвольными устройствами.

С помощью Total Commander, благодаря его двухпанельности, очень удобно перемещаться между папками проектов и в текущем месяце и по месяцам и по годам + быстрое копирование текущего проекта в конце месяца в начало следующего месяца.

С помощью Everything решается проблема быстрого поиска среди всех файлов в принципе. Например, когда нужно найти однотипные проекты на протяжении месяца/года или вообще за все время.

С помощью ResilioSync решается проблема синхронизации рабочих файлов между устройствами не пользуясь облачными решениями. Конечно, при этом компьютеры с запущенным приложением всегда должны быть включены и иметь доступ к интернет. Более того, Resilio позволяет выставлять права пользователей на конкретные папки и файлы, что позволяет без проблем иметь общие файлы между разными пользователями с правом записи только на свою «рабочую» папку. Таким образом у нас 3 дизайнера имеют свои собственные рабочие папки в синхронизации /WORK_1/, /WORK_2/,/WORK_3/ с правом записи только для своей, и с правом чтения для остальных. Итого в синхронизации 3 рабочих и 3 домашних компьютера. Для успешной синхронизации со включенным питанием и в сети должна находиться хотя бы одна машина. На рабочих местах компьютеры практически никогда не выключаются и тем самым обеспечивается быстрая и всегда доступная синхронизация.

Очень удобно для удаленной работы — все новые файлы, созданные на рабочих компьютерах тут же появляются на домашних и наоборот.

Нам частенько приходится работать из дома и по вечерам в режиме: У НАС ВСЕ ГОРИТ! СРОЧНО!, поэтому мы внедрили такую систему задолго до локдауна и уже во время объявления локдауна наш рабочий процесс никак и ничем не был прерван, т. к. все необходимые файлы у нас всегда были под рукой.

Всё!

Надеюсь, что кому-то данная информация будет полезна, и возможно, сподвигнет кого-то на организацию рабочих файлов по своей собственной, еще более удобной системе.

P.S. Это конечно не все полезности, которые я использую в работе, есть еще прекрасный таймер рабочего времени toggl, полезный PowerToys, клевый Eagle... но это уже совсем не в рамках организации рабочего окружения в файловой системе :)